Quy trình gia công cà phê: duyệt mẫu và kiểm soát đơn hàng

Quy trình gia công cà phê cần để lại được căn cứ cho từng quyết định: yêu cầu ban đầu, mẫu đã chọn, quy cách đóng gói và thông tin lô nhận về. Nhờ đó, chủ quán biết mình đang đặt sản phẩm nào; bộ phận mua hàng có thể bàn giao công việc cho người khác mà không phải kể lại toàn bộ cuộc trao đổi.

Phạm vi của từng đơn sẽ khác nhau. Khách giao nhân xanh để rang thuê cần theo dõi phần nguyên liệu bàn giao. Thương hiệu đặt thành phẩm đóng gói phải duyệt thêm nhãn và quy cách bán lẻ. Bảy bước sau giúp bạn chuẩn bị những điểm cần xác nhận với đối tác.

1. Gửi yêu cầu đủ để xưởng phát triển mẫu

Trước khi chọn hạt, người phụ trách sản phẩm cần xác định khách hàng và cách sử dụng. Với quán cà phê, đó là món uống chủ lực, thiết bị đang dùng và những điểm muốn thay đổi trong hương vị hiện tại. Với doanh nghiệp bán lẻ, cần bổ sung dạng hạt hay xay, người mua tự pha bằng gì và khối lượng gói dự kiến.

Một yêu cầu như cà phê pha phin dùng với sữa, cần hậu vị dễ chịu hơn mẫu đang bán sẽ giúp cuộc trao đổi cụ thể hơn lời nhắn tìm cà phê ngon. Nếu chưa xác định được quy cách, ghi lại câu hỏi cần tư vấn. Bạn có thể chuẩn bị theo bản yêu cầu gia công cà phê thương hiệu riêng.

Kết thúc bước này, hai bên nên có một bản mô tả sản phẩm và tên người duyệt cuối cùng. Những góp ý của nhân viên, chủ quán và bộ phận bán hàng cần được tập hợp qua đầu mối đó.

2. Xác nhận nguyên liệu và phạm vi gia công

Đề nghị xưởng ghi rõ bên cung cấp nhân xanh, thông tin nguyên liệu có thể bàn giao và các công việc nằm trong phương án. Rang, phối trộn, xay, đóng gói có thể được báo riêng hoặc nằm trong cùng một đơn thành phẩm. Cơ sở tính tiền và phần việc của mỗi bên cần xuất hiện trong báo giá.

Nếu sản phẩm sử dụng nguồn nhân xanh 4C, thông tin lô và phạm vi chứng nhận cần được trao đổi ngay ở bước nguyên liệu. Bài cà phê nhân xanh 4C trong đơn gia công giải thích phần hồ sơ nên hỏi khi đặt hàng.

Cũng cần thống nhất cách xử lý khi lô nguyên liệu dự kiến không còn: ai đề xuất thay thế, ai nhận mẫu mới và trường hợp nào phải duyệt lại. Việc đặt cùng tên sản phẩm ở lần sau nên dẫn về quy cách đã lưu, kể cả khi người phụ trách mua hàng thay đổi.

3. Nhận mẫu có thể phân biệt từng phiên bản

Mỗi mẫu cần có mã riêng và thông tin ngày rang. Khi thử lại sau một lần điều chỉnh, mã phiên bản phải giúp cả hai bên biết mẫu nào đang được nhận xét. Tránh dùng chung một tên cho nhiều công thức rồi chỉ phân biệt bằng trí nhớ hoặc ảnh tin nhắn.

Phản hồi nên chỉ rõ điều muốn giữ và điều cần sửa. Chẳng hạn, trong một tình huống thử mẫu, nhóm đánh giá có thể ghi nhận mẫu hợp với món sữa nhưng chưa chọn cho món đen đá. Nhận xét này cần đi cùng điều kiện pha và đặc điểm cảm nhận để người làm mẫu hiểu phần cần điều chỉnh.

Bản duyệt cuối nên nhận diện được mẫu, ngày xác nhận và người quyết định. Phạm vi bàn giao hoặc bảo mật công thức cần được thỏa thuận riêng giữa hai bên.

4. Thử mẫu bằng món uống sẽ bán

Coffee Value Assessment của SCA phân biệt mô tả đặc điểm cảm quan với đánh giá ấn tượng chất lượng. Khi thử mẫu, bạn cũng có thể ghi riêng điều cảm nhận được và mức phù hợp với thực đơn của quán.

Trong cùng một lượt so sánh, giữ nhất quán những điều kiện đội ngũ đang kiểm soát: thiết bị, nguồn nước, lượng cà phê và cách chuẩn bị món. Ghi lại các thay đổi độ xay hoặc công thức thay vì sửa nhiều thứ rồi kết luận ngay về mẫu. Sau đó kiểm tra mẫu được chọn trong ca làm việc thực tế.

Với sản phẩm uống cùng sữa hoặc đá, lần duyệt cần có đúng cách phục vụ đó. Một buổi thử nội bộ dùng phiếu riêng của quán chỉ nên được giới thiệu đúng phạm vi. Điểm cupping theo phương pháp chuyên môn cần hồ sơ và điều kiện đánh giá tương ứng.

5. Duyệt bao bì cùng quy cách sản phẩm

Trước khi làm hàng, đối chiếu mã mẫu với dạng hạt hoặc xay, khối lượng tịnh mỗi gói, kiểu bao bì và nội dung nhãn. Bản thiết kế nên có một phiên bản cuối cùng để tránh việc bên in và bên đóng gói dùng hai tệp khác nhau.

Người duyệt cần kiểm tra cả thông tin nhận diện lô và hướng dẫn sử dụng. Nếu khách cung cấp túi hoặc nhãn, hai bên nên xác nhận trách nhiệm kiểm tra và mẫu đóng gói được chấp nhận. Hạn sử dụng phải gắn với sản phẩm và điều kiện bảo quản thực tế, không lấy từ một gói cà phê khác để điền sang.

Mẫu nhãn đã duyệt, thông số gói và phương án đóng thùng nên được lưu cùng hồ sơ sản phẩm. Khi mở thêm quy cách bán lẻ, tạo phiên bản mới cho phần thay đổi để người nhận đơn không nhầm với gói dùng tại quán.

6. Chốt đơn sản xuất và điều kiện bàn giao

Đơn đặt hàng cần ghi đủ tên hoặc mã sản phẩm, phiên bản đã duyệt, số lượng, quy cách, nơi giao và thời điểm dự kiến. Những yêu cầu riêng của hệ thống bán lẻ về đóng thùng, chứng từ hoặc giao nhiều điểm cần được báo trước khi xưởng xác nhận đơn.

Ở bước này, người mua cũng nên chốt các điểm đối chiếu thành phẩm: số lượng, tình trạng bao bì, nhãn, thông tin lô và phần kiểm tra chất lượng đã thống nhất. Các hồ sơ về cơ sở sản xuất và nguyên liệu thuộc nhóm thông tin cần xác nhận riêng. Bạn có thể dùng danh sách kiểm tra đối tác gia công cà phê để chuẩn bị trước.

Thời gian thực hiện, khoản thanh toán và chi phí phát sinh phải theo xác nhận của đơn cụ thể. Các thông tin này cũng giúp bộ phận bán hàng hẹn lịch với khách phù hợp.

7. Nhận hàng, phản hồi và chuẩn bị lần đặt tiếp

Khi nhận, đối chiếu hàng thực tế với đơn và lưu thông tin lô. Nếu thấy túi hở, nhãn sai hoặc kiện hàng có dấu hiệu bất thường, giữ riêng phần cần kiểm tra, chụp ảnh và gửi kèm dữ liệu nhận diện cho đầu mối phụ trách.

Phản hồi về hương vị cũng cần dẫn tới lô hàng, công thức pha và hiện tượng đã ghi nhận. Khi trao đổi với Yêu Hạt Coffee Supply, gửi kèm mã mẫu đã xác nhận để hai bên theo dõi cùng một phiên bản.

Lần đặt tiếp nên dùng mã sản phẩm và quy cách đã lưu. Nếu muốn thử quy trình cho nhu cầu của mình, gửi cách pha, dạng sản phẩm và quy cách dự kiến qua phần liên hệ GiaCongCaPhe.com. Những thông tin đó giúp Yêu Hạt trao đổi phương án thử mẫu cùng điều kiện thực hiện cụ thể.