Chi phí gia công cà phê cần được quy về sản phẩm bạn thực nhận và cách doanh nghiệp sử dụng sản phẩm đó. Quán cần biết phần cà phê trong mỗi ly bán được. Đơn vị bán lẻ cần biết chi phí mỗi gói đạt quy cách, cùng khoản tiền phải chi trước khi có doanh thu.
Để so sánh báo giá, các phương án phải cùng loại sản phẩm, quy cách và phạm vi công việc. Một con số ghi đồng/kg sẽ thiếu cơ sở nếu chưa rõ đang tính trên nhân xanh, cà phê rang hay thành phẩm đã đóng gói.
Đọc rõ đơn vị tính trong báo giá
Với rang thuê, cần xác nhận phí tính theo khối lượng nguyên liệu giao vào hay thành phẩm nhận lại. Nếu mua thành phẩm, hỏi giá đã gồm bao bì, xay, đóng gói và giao hàng chưa. Khối lượng tịnh của cà phê cũng phải được tách khỏi trọng lượng cả túi hoặc thùng.
Khối lượng trước và sau rang cần được cân, ghi nhận theo đơn thực tế. Bạn có thể đọc thêm giải thích về hao hụt khối lượng khi rang cà phê trên Yêu Hạt để chuẩn bị câu hỏi cho đối tác. Khi tính đơn hàng, dùng số cân và cách đối chiếu hai bên đã thống nhất; một tỷ lệ được nêu ở tài liệu tham khảo không tự trở thành định mức của xưởng.
Nếu dùng nhiều quy cách gói, nên lập riêng từng dòng hàng. Cách này giúp nhìn thấy chi phí của lựa chọn bao bì và tránh so sánh một giá đã đóng gói với một giá chỉ có cà phê rang.
Tách chi phí ban đầu khỏi khoản lặp lại
Thử mẫu, thiết kế và chuẩn bị bản in có thể tạo khoản chi ở giai đoạn đầu. Nguyên liệu, sản xuất và bao bì theo gói lại gắn với từng đơn. Báo giá cần thể hiện khoản nào được tính riêng, khoản nào đã nằm trong giá thành phẩm.
| Nhóm công việc | Cần xác nhận |
|---|---|
| Phát triển mẫu | Phạm vi công việc, cách tiếp nhận phản hồi và điều kiện phát sinh thêm chi phí. |
| Nguyên liệu, rang và xay | Bên cung cấp nguyên liệu, đơn vị tính phí, khối lượng đối chiếu và quy cách sản phẩm. |
| Bao bì và đóng gói | Túi, nhãn, in, đóng thùng; số lượng đặt cà phê và số lượng bao bì phải mua có thể khác nhau. |
| Giao nhận | Nơi giao, số điểm giao, phí vận chuyển và điều kiện phát sinh. |
| Thanh toán | Khoản cần trả trước, khoản trả khi nhận hàng, thời hạn báo giá và thuế theo chứng từ. |
Với chi phí dùng cho nhiều lô, ghi rõ cách phân bổ bạn chọn trong bảng kế hoạch. Đồng thời giữ một bảng dòng tiền thể hiện thời điểm phải thanh toán. Chi phí phân bổ cho một gói và tiền phải trả ngay cho nhà cung cấp là hai thông tin cần theo dõi riêng.
Tính phần chi phí cà phê cho một ly
Khi đã duyệt mẫu và công thức pha, quán có thể tính phần cà phê bằng đơn giá thành phẩm và định lượng cà phê khô. Lượng nước hay khối lượng đồ uống thu được không thay cho định lượng này.
Kết quả trên chưa tính cà phê dùng để chỉnh máy, thử công thức hoặc các phần không tạo ra ly bán được. Để đối chiếu vận hành, quán có thể theo dõi lượng cà phê thực tiêu thụ trong kỳ và số ly tương ứng đã bán. Khi có chênh lệch với công thức, kiểm tra sổ nhập, xuất và tồn cùng phần dùng nội bộ trước khi kết luận.
Sữa, đường, đá và vật tư phục vụ được bổ sung theo món. Chi phí nhân sự, mặt bằng và các khoản vận hành khác cũng cần theo dõi nếu muốn đánh giá hiệu quả kinh doanh. Phần nguyên liệu cà phê mỗi ly chưa phải tổng giá vốn hay lợi nhuận.
Để đơn giá có ý nghĩa, cần thống nhất sản phẩm sau khi thử mẫu trên điều kiện pha thực tế. Đổi sang một mẫu rẻ hơn nhưng chưa thử lại sẽ khiến bảng tính dùng một định lượng chưa được xác nhận.
Tính chi phí theo gói hàng có thể bán
Với bán lẻ, lấy tổng các khoản thực tế đã phân bổ cho lô chia cho số gói đạt quy cách có thể bán. Một lô gồm nhiều loại gói cần phân bổ theo từng dòng hàng. Nếu mua giá trọn gói, phần rang hoặc bao bì đã gồm trong giá mua được ghi nhận một lần.
Chiết khấu đại lý, phí kênh bán, hỗ trợ vận chuyển và hàng trả cần được đưa vào phương án phân phối. Chênh lệch giá bán và giá mua chưa phản ánh hết những khoản này. Bạn nên ghi rõ giá đang so sánh đã bao gồm những phần nào và dùng cách tính nhất quán giữa các phương án.
Bao bì mua dư cũng cần được theo dõi. Nếu đổi nội dung nhãn hoặc quy cách, hãy kiểm tra lượng vật tư còn lại trước khi đặt mới. Khả năng dùng tiếp phần bao bì này phụ thuộc vào thiết kế và thông tin sản phẩm đã thay đổi.
Đặt lại theo lượng dùng và thời gian chờ hàng
Điểm đặt lại có thể được lập từ nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ hàng cộng lượng dự phòng mà doanh nghiệp lựa chọn. Nhu cầu nên dựa vào số liệu bán và lịch hoạt động; thời gian chờ lấy từ kế hoạch cung ứng đã xác nhận với đối tác.
Quán cần theo dõi phần tồn còn sử dụng được. Doanh nghiệp bán lẻ cần tách thêm lượng đã giữ cho đơn khách và lượng nằm tại các điểm phân phối. Khi chỉ nhìn tổng tồn kho, bạn có thể bỏ sót chênh lệch giữa hàng đang có và hàng sẵn sàng giao.
FAO về thông tin sản phẩm đề cập việc nhận diện lô để hỗ trợ luân chuyển hàng và thu hồi. Trong bảng tồn, giữ mã lô cùng thông tin ngày và hướng dẫn bảo quản của sản phẩm giúp việc đối chiếu cụ thể hơn.
Chọn phương án bằng cùng một bộ dữ liệu
Trước khi chốt, đối chiếu bản yêu cầu sản phẩm, báo giá, kết quả thử và điều kiện đặt lại. Phương án phù hợp cần đáp ứng quy cách đã chọn và nguồn lực kinh doanh của bạn. Mức giá thấp hơn có thể đi cùng phạm vi công việc khác; phần khác biệt cần được làm rõ ngay trên báo giá.
Nếu còn đang chọn dòng sản phẩm đầu tiên, bản yêu cầu gia công cà phê thương hiệu riêng sẽ giúp bạn tập hợp thông tin trước khi xin giá. Với đơn chuẩn bị triển khai, gửi cách pha hoặc kênh bán, dạng hạt hay xay, quy cách, lượng dự kiến và nơi nhận qua phần liên hệ GiaCongCaPhe.com. Yêu Hạt sẽ cần xác nhận các điều kiện cụ thể trước khi thống nhất báo giá.
Nguồn ảnh: Sergey Kotenev / Unsplash; Tina Dawson / Unsplash. Giấy phép: Unsplash License.
* Hình ảnh minh họa, không phải ảnh cơ sở, nhân sự hoặc sản phẩm thực tế của Yêu Hạt.